Baudokumentation & Organisation für Handwerker

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Die Baudokumentation ist ein wichtiger Bestandteil beim Digitalisieren eines jeden Handwerksbetriebes. Sie umfasst alle Informationen, die im Zusammenhang mit dem Bauvorhaben stehen, wie zum Beispiel Baupläne, Verträge, E-Mail-Kommunikation, Wartungsverträge mit dem Kunden und Berechnungen mit dem Kachelofenberechnungsprogramm. Die Baudokumentation soll den gesamten Lebenszyklus eines Bauprojekts dokumentieren, von der Planung bis zur Fertigstellung und Wartung. Sie dient als Referenz für die Projektbeteiligten und hilft, den Projektfortschritt zu verfolgen, Entscheidungen zu treffen und potenzielle Konflikte zu minimieren. Natürlich haben Handwerksbetriebe auch in der Vergangenheit eine Baudokumentation betrieben. Bei der modernen Baudokumentation geht es jedoch darum alles auf einem Platz und strukturiert abzulegen.

Die traditionelle Baudokumentation erfolgte meist manuell und auf Papier oder in verschiedenen Dateiformaten und auf unterschiedlichen Speicher Datenträgern. Dies kann jedoch zeitaufwendig, fehleranfällig und unübersichtlich sein. Außerdem kann es zu Informationsverlusten oder -verzögerungen kommen, wenn man etwas versucht zu finden, wenn die Dokumente nicht richtig verwaltet oder ausgetauscht werden.

Die digitale Baudokumentation mit einer Software oder einem Cloud-Dienst bietet eine Lösung für diese Probleme. Eine Software für Baudokumentation ermöglicht die Erfassung, Verwaltung und Organisation von Informationen im Zusammenhang mit Bauprojekten in einer zentralen Datenbank oder Cloud. Die Software beinhaltet verschiedene Funktionen, je nach Anbieter, wie zum Beispiel:

  • Ein Bautagebuch, das den täglichen Fortschritt der Bauarbeiten dokumentiert
  • Ein Mängelmanagement, das die Erfassung, Zuordnung und Behebung von Mängeln erleichtert.
  • Eine Baustellenkommunikation, die den Austausch von Nachrichten, Dokumenten und Fotos zwischen den Projektbeteiligten Mitarbeitern ermöglicht.
  • Eine Baustellenplanung, die die Terminierung und Disposition von Ressourcen wie Personal, Material und Geräten unterstützt.
  • Eine Baustellendokumentation per App, die die mobile Erfassung von Fotos auf der Baustelle ermöglicht und diese beim jeweiligen Projekt ablegt.

Es gibt eine Vielzahl von Baudoku-Anbietern und auch vereinfachte Möglichkeiten mit einem NAS (Netzwerkspeicher) Daten organisiert im Kundenordner abzulegen. Ich will hier auf CRAFTNOTE, BAU-MASTER, Docu-Tools und einer einfachen Möglichkeit mit einem NAS Speicher eingehen.

Das Besondere an Baudokumentationen ist, dass man mit unterschiedlichen Geräten wie PC, Laptop, Handy und Tablet auf eine Plattform zugreifen kann und dort Informationen mit einem Zeitstempel ablegen kann. Das bietet jede der 3 Plattformen an. Welche Geräte und Betriebssysteme ( Google Android, Apple iOS) unterstützt werden variiert je nach Anbieter.  Fotos können neben dem Datum und Zeit, wann Sie aufgenommen wurden, auch GPS Daten enthalten mit dem Standort. Das erleichtert einem die Suche nach Bauprojekten, da man nach dem Zeitraum und dem Ort suchen kann. In den 3 Homepage Screenshots sieht man die unterschiedlichen Möglichkeiten und Angebote der einzelnen Baudoku-Programme. Alle Hersteller bieten Testversionen an, um sich alle Möglichkeiten anzuschauen. Ich empfehle es auch jedem Betrieb ausdrücklich, sich alle Möglichkeiten genau anzuschauen und die beste Lösung für das eigene Unternehmen zu wählen. Der Funktionsumfang der Einzelnen Anbieter ist abhängig von Lizenz Stufen. Die genauen Preise sind bei dem jeweiligen Hersteller erfragen.     

BauMaster

BauMaster Baudokumentation bietet enorm viele Funktionen rund um die Baudokumentation an und hat eine sehr Übersichtliche Struktur.

Craftnote ist eine App die ähnlich wie WhatsApp zu bedienen ist und wo jede Baustelle eine Chat-Gruppe mit den zuständigen Mitarbeitern darstellt.

CRAFTNOTE Baudoku hat eine sehr leicht zu bedienende Struktur wie WhatsApp, und wird sehr leicht von den Mitarbeitern angenommen und verstanden. Sie bieten eine kostenlose Basic Version mit maximal 10 Projekten pro Mitglied an! Ideal zum kennen lernen und testen für kleinere Handwerksbetriebe die mit der Baudoku starten möchten.

docu-tools Baudokumentation

Die stärke von Docu tools liegt im Offline/Online Modus für Smartphones und Tablets. Es  bietet smarte Funktionen wie Beweissicherung, Aufgabenkoordination und Cloud-Speicherung zur Abwicklung komplexer Bauprojekte. Es bietet die optimale Beweissicherung vor Gericht mit der digitalen Baudokumentation und ist auch daraus ursprünglich entstanden.

Eine der wichtigsten Fragen, bei der Wahl eines Baudoku-Anbieters ist wo die Daten abgespeichert werden. In der Cloud oder Lokal beim Handwerksbetrieb. Die Datenmenge kann, wenn auch Fotos und pdf Pläne abgespeichert werden, nach nur ein paar Jahren auf mehrere TB anwachsen. Moderne Handys und Tablets machen sehr hochauflösende Fotos die große Dateigrößen verursachen. Diese Detailgenauigkeit der Fotos will man aber auch haben.

Eine vereinfachte Baudokumentation kann auch mit einem Synology NAS realisiert werden, da man auf seine Ordner/Dateien in der Firma auch schon per Apps am Handy und Tablet zugreifen kann. Dadurch ist man in der Lage unterwegs am Handy Fotos direkt in den Kundenordner abzulegen. Man kann auch Dateien wie pdf’s oder Bilder auch am Handy zu öffnen und Informationen nachzuschauen. Durch die Benutzerverwaltung am NAS kann man seine Mitarbeiter anlegen und Ihnen nur zu aktuellen Projekten den Zugriff geben, um dort Fotos abzulegen. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, kann man diese Rechte wieder weg nehmen. Diese Vereinfachte Lösung mit einem NAS hat den Vorteil, dass die Daten im Unternehmen selber abgelegt sind jedoch bietet es sonst keine Planungsmöglichkeiten oder die Erstellung von automatischen Bauberichten. Es ist einfach ein Ablagesystem. Die Strukturierung muss man sich selbst überlegen mittels einer ausgeklügelten Ordnerstruktur.

Man sieht also, dass eine Baudokumentation sehr viele Vorteile und Erleichterungen jedem Handwerksbetrieb bieten kann. Es erspart der Geschäftsleitung viel Zeit, da man jederzeit den Fortschritt des Projektes in der Baudokumentation ersehen kann ohne die Mitarbeiter bei der Arbeit zu stören. So bewahrt man den Überblick und kann zielgerichtet für die Zukunft planen. Das ganze mit einer hohen Rechtssicherheit, da die Kunden und Projekte auch nicht einfacher werden. In welchem Ausmaß es eingesetzt wird, muss von jedem Unternehmer selbst entschieden werden. Für Detailfragen oder Möglichkeiten stehen ich natürlich wie immer gerne zur Verfügung.

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