Datenspeicherung & Verwaltung am NAS oder Cloud Speicher

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Zentrale Datenspeicherung ist ein wichtiger Aspekt beim modernen Arbeiten für die Sicherheit, Effizienz und Zugänglichkeit von Daten. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie man Daten zentral speichern kann, zum Beispiel auf einem NAS (Network Attached Storage) oder in der Cloud. Ein NAS ist ein Gerät, das an ein lokales Netzwerk im Handwerksbetrieb angeschlossen ist und als gemeinsamer Speicherplatz für mehrere Benutzer oder Geräte dient. Dieses verwaltet dann der/die Handwerker:in selber und hat nur einmalige Anschaffungskosten. Die Cloud ist ein Dienst, der Daten über das Internet auf entfernten Servern speichert und von überall aus zugänglich macht. Der Cloud-Dienst ist monatlich oder jährlich laufend zu bezahlen. Beide Optionen haben ihre Vorteile, je nach den Anforderungen und Präferenzen des Betriebes. In diesem Artikel werden wir versuchen alle Möglichkeiten sowie Vor- und Nachteile von NAS und Cloud zu vergleichen und einige Tipps geben, wie man die beste Lösung für seine Daten finden kann.

1.) Lokaler Speicher im Büro auf einem NAS (Network Attached Storage)

NAS Speicher sind Geräte, die Daten über ein Netzwerk zugänglich machen. Sie dienen als zentraler Speicherplatz für mehrere Benutzer oder Geräte (PC, Handy, Tablet), die Daten teilen oder sichern wollen. NAS Speicher haben viele Vorteile, wie zum Beispiel:

  • Sie können Daten von verschiedenen Geräten aus abrufen, ohne dass Sie einen Computer einschalten müssen. Sie können außer Haus z.B. mit dem Handy oder Tablet aus auf die Projekteordner Ihrer Kunden zugreifen.
  • Sie können Daten vor Verlust schützen, indem Sie regelmäßige Backups erstellen oder eine RAID-Konfiguration verwenden.
  • Sie können Daten mit anderen Benutzern teilen oder über das Internet zugänglich machen.
  • Sie können Daten mit verschiedenen Anwendungen nutzen, wie zum Beispiel Multimedia-Streaming, Cloud-Synchronisation oder virtuelle Maschinen.

Wenn man seine Daten auf einem Laptop speichert, dann sind die Daten nur auf einer Festplatte gespeichert. Wenn diese kaputt geht oder der Laptop gestohlen wird, dann sind alle Daten weg. Wie wertvoll die Daten waren, merkt man spätestens, wenn sie weg sind, jedoch ist es dann zu spät. Deswegen sollte man ein NAS auch im Büro versperren und die Daten am NAS mit einem RAID absichern.  
RAID ist eine Technologie im NAS, die mehrere Festplatten zu einem Speicherplatz kombiniert. Es gibt verschiedene RAID-Level, die unterschiedliche Leistung, Speicherkapazität und Zuverlässigkeit bieten. RAID 1 ist eine Art von RAID-Konfiguration, die Datenredundanz zur Datensicherung verwendet. RAID 1 erstellt eine Spiegelung von Daten über mehrere Festplatten, was bedeutet, dass im Falle eines Festplattenausfalls die Daten einfach von den anderen Festplatten wiederhergestellt werden können. Wenn man also 2 Festplatten in einem NAS hat, dann werden die Daten immer auf beiden Festplatten abgespeichert. RAID 1 bietet keine Leistungsverbesserungen, ist aber eine ausgezeichnete Wahl für Benutzer, die nach Datenredundanz suchen.

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Es gibt viele Hersteller von NAS Speichern, aber einer der Marktführer in diesem Bereich ist Synology. Synology bietet eine Reihe von NAS Modellen an, die für verschiedene Anforderungen und Budgets geeignet sind.

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Synology NAS zeichnen sich durch einen sehr großen Funktionsumfang aus, der durch das Betriebssystem DiskStation Manager (DSM) ermöglicht wird. DSM ist eine benutzerfreundliche und anpassbare Software die am NAS läuft, die viele nützliche Funktionen bietet, wie zum Beispiel: Dateifreigabe und -synchronisation, Datensicherung und -wiederherstellung, Cloud-Dienste und -integration, Sicherheit und Überwachung, Virtualisierung und Containerisierung, Kamera Überwachung.

Synology DSM

Synology NAS haben auch einen guten Ruf für ihre hohe Qualität, Zuverlässigkeit und Leistung. Sie sind sparsam und leise im Betrieb und lassen sich leicht einrichten und verwalten. Da ich selbst solche NAS am KOV verwalte, kann ich diese Punkte nur bestätigen. Ein NAS ist einfach ein Netzwerkgerät welches sich um Ihre Daten kümmert und die darin verbauten Festplatten überwacht. Man wird vom NAS per E-Mail automatisch verständigt, wenn eine Festplatte ausfällt oder ausgetauscht gehört.

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Es gibt auch von Synology Apps fürs Handy und Tablets mit welchen man auf die Daten vom NAS auch unterwegs zugreifen kann. Extrem praktisch ist dabei, dass man die Baustellen Fotos direkt in den Kundenordner ablegen kann, gleich nachdem man sie vor Ort geschossen hat. Also eine vereinfachte Baudokumentation. Die Struktur wie die Daten abgelegt werden müssen, sollte man sich natürlich bei Einführung eines NAS gründlich überlegen! Damit diese Funktionen ordnungsgemäß laufen, ist eine einmalige Einrichtung erforderlich. Dazu gibt es zahlreiche Tutorials auf youtube.com oder man sucht sich einen IT-Experten in seinem Umfeld.

Wenn man sein NAS im Firmennetzwerk eingerichtet hat und man nicht die oben angeführten Apps verwenden will, hat man auch die Möglichkeit, ein VPN im Router einzurichten und eine Verbindung ins Büro per VPN-Tunnel einzurichten.
Eine VPN-Verbindung ist eine Möglichkeit, eine sichere und verschlüsselte Verbindung zwischen einem Gerät (Laptop, PC, Tablet) und dem Firmennetzwerk herzustellen. Der Router muss diese Funktion jedoch unterstützen. Nachzulesen ist dies im technischen Datenblatt des verwendeten Routers.  

Ein VPN ermöglicht es den Mitarbeitern:innen und dem/der Chef:in, von zu Hause oder unterwegs aus auf das Firmennetzwerk zuzugreifen, ohne dass sie sich Sorgen um die Sicherheit machen müssen. So können sie zum Beispiel auf Dateien, Drucker oder Anwendungen im Firmennetzwerk direkt zugreifen, die sie für ihre Arbeit benötigen, ohne dass diese die Firma verlassen. Es ermöglicht ein modernes, standortunabhängiges Arbeiten und steigert so die Effizienz enorm.

2.) Dokumentenablage in einer Cloud (z.B. Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox)

Cloud Speicher kann man sich vorstellen wie ein NAS, das nicht bei einem selber steht, sondern bei einem Speicher-Anbieter welcher sich um alles für einen kümmert, und man für diesen Dienst monatlich oder jährlich laufend bezahlt. Was in diesem Dienst alles enthalten ist (Backup, Datenmengen, usw.), muss man sich vor Abschluss eines Vertrages ganz genau vorher anschauen. Cloud-Speicher-Dienste bieten viele verschiedene Vorteile wie ein NAS:

·         Zugriff auf Daten von verschiedenen Geräten und Orten aus

·         Schutz vor Datenverlust durch Hardware-Ausfall oder Diebstahl

·         Zusammenarbeit mit anderen Nutzern an gemeinsamen Projekten

·         Integration mit verschiedenen Anwendungen und Diensten

Es gibt viele Cloud-Speicher-Anbieter auf dem Markt, die unterschiedliche Funktionen, Preise und Sicherheitsstandards bieten. Es gibt bei allen Anbietern die Produktunterscheidungen für Privatanwender und für Unternehmen. Die Produkte für Unternehmen sind natürlich für große Handwerksbetriebe mit mehreren Mitarbeiter:innen und es reichen für Kleinunternehmen auch die Produkte für Privatanwender.

Die beliebten Cloud-Speicher-Dienste sind zum Beispiel:

·         Google Drive mit 15 GB kostenlosem Speicherplatz.

·         Microsoft OneDrive mit 5 GB kostenlosem Speicherplatz

·         Dropbox mit 2 GB kostenlosem Speicherplatz

·         pCloud mit 10 GB kostenlosem Speicherplatz5

Diese Anbieter bieten auch verschiedene kostenpflichtige Pläne an, die mehr Speicherplatz und Funktionen ermöglichen. Die Wahl des besten Cloud-Speicher-Dienstes hängt von den individuellen Bedürfnissen und Präferenzen der Nutzer ab. Hier die Kosten von Dropbox und Microsoft OneDrive. Bei Microsoft ist eine Office Lizenz beim OneDrive Speicher dabei, was natürlich ein super Angebot ist.

Welche Variante besser oder schlechter ist, muss jede Firma für sich selbst festlegen und auch wie hoch die Sicherheit im Unternehmen eingestellt sein soll. Man kann auch beide Systeme miteinander kombinieren und hat so seine Daten lokal und in der Cloud gesichert! Auf einem Synology NAS können, über ein inkludiertes Zusatzpaket die Daten mit einem Cloud-Dienst auch synchronisiert werden. Das ergibt ein maximum an Sicherheit, sollte der unwahrscheinliche Fall eintreten, dass die Werkstatt abbrennt. Die Firma C1-IT informiert und hilft ihnen das Passende System für ihr Unternehmen aauszusuchen.

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